档案保管制度(档案的保管和借阅)

1、问清情况。档案室归集单位各个部门的工作档案情况，主要是之前已完成的业务内容。在借阅之前，要问清楚借阅者需要借来做什么，是哪一年哪方面的（如会计凭证号），尽量获取多的信息去查找，减少查找的难度，特别是很久以前的档案，信息不完全完善，更应该问清楚。

2、查找出来。利用电脑或其他辅助工作将借阅者所需要借出的档案找出来，并跟借阅者当面确认是否是本档案，然后把找到的东西返翻给他看（或让他自己翻阅）。

3、登记好。如果借阅者要将文件带出带回本部门自己查看，暂时不归还，档案室工作人员则且最好让其进行登记。事先要准备好一个档案借阅登记簿，以便凡是来档案室借阅的人进行登记，再给带出。

4、归还工作。一般借阅者将档案借出后，可以简单沟通下借出时间大概要多久，然后可以在登记本上简单备注个时间，以便后期查看时提醒自己是否归还了，若借的时间太久（可能借阅者忘记归还了），那么，可以适当提醒下归还时间，借出去太久若没归还可能会造成档案的丢失。

5、后续整理。若借阅者归还后，可以在登记本上找到对应的信息在备注后写上已归还，落款时间以及接收人，证明已经归还回来了，时间为多少。一般归还回来后的档案按理应该马上上架到归属的位置，以便乱放而遗落丢失。

6、定期排查。由于档案居多，数据上应该有一定的统计与更新。可以建立一个文件夹专门记录档案室库房的进出情况，比如某个文档有多少本，序号、时间是否排队，若发现缺失的要跟相应的部门确认是否有这些，或者在系统里查看，一般只有系统里有录入信息，才会接收归档。而借阅后也要清楚档案室的库存量是否减少，有些归还不是一次性归还完的。

7、总之，档案室借阅管理工作是非常重要，不管是借阅前还是借阅中，借阅归还后，都要细心认真，不能因为熟悉人随便说说就轻易借出去，笔上记住的比脑袋记住的会靠谱得多，平时也要有个笔记本，电脑上的东西要保存好哦。